“Lo de hoy es la videoconferencia”. Este tipo de comunicación puede estar siendo un poco abrumadora para algunos, mostrarte “actualizado” es ahora tan importante o más que antes.
Si quieres asegurarte de que lo estás haciendo bien, puedes revisar estos 10 errores que no quieres cometer para seguir manteniendo a salvo tu reputación en la era del Home Office o al menos durante la contingencia de salud 2020 que nos mantiene en casa. También encontrarás unas prácticas efectivas para que la sesión se desarrolle con éxito, logrando el foco en los objetivos y los compromisos. Desde hace bastante tiempo he trabajado usado estos medios en consulta uno a uno y en sesiones grupales de trabajo. Seguramente he cometido estos (y otros) errores o los he observado y te los quiero compartir para facilitar un poco las cosas.
Todos estamos aprendiendo muy rápido a usar estas herramientas, pero hay algunos aspectos más sutiles que pueden hacer que te vaya mucho mejor si los cuidas.
Los 10 mandamientos
- No entrarás a una reunión sin probar tu audio y video
- No empezarás la reunión sin Avisar a todos en casa que vas a estar conectado y dónde lo harás.
- No descuidarás el entorno y tú imagen
- No llegarás tarde a la reunión
- No dejarás tu micro y tu cámara abiertos sólo porque sí
- Estarás presente en la conversación
- No hablarás mal de nadie
- No olvidarás dejar de compartir tu pantalla
- No olvidarás respetar los turnos de todos seas el moderador o no
- No saldrás de la reunión sin hacer un buen cierre.
… Y algunos bonos que mejorarán tu imagen profesional y efectividad.
Antes de empezar la videollamada
Todo actor antes de salir al escenario preparara su cuerpo, su mente, su vestuario y entra a tiempo en escena con una razón poderosa para entrar, es decir un objetivo. - No entrarás a una reunión sin probar tu audio y video.
Es bastante incómodo y menos productivo esperar a que hagas tus pruebas técnicas. Haz la tarea antes y llega preparado. Trata de conectarte a la aplicación unos minutos antes para hacer tus pruebas. Ah… usa audífonos reduce el ruido ambiental, te permite escuchar bien y te da privacidad. - No empezarás la reunión sin avisar a todos en casa que vas a estar conectado y dónde lo harás.
Así cuidarán la intimidad del hogar evitando los gritos incómodos: [“… Pepeee!!! Te dije que no mezclaras la ropa de color con la blancaaaa!!!]
Siendo Pepe Gerente de operaciones de la empresa no se ve muy bien. Y tampoco le gustará a la esposa del Gerente aparecer acomodándose el brasier en 2o plano en su salón con “peinado de cuarentena” ¡Atención! esto puede ser causal de divorcio. - No descuidarás el entorno, ni tú imagen.
Ten en cuenta que la gente se está metiendo en tu casa, revisa con detenimiento la imagen que proyecta de ti lo que se puede ver en la pantalla. Durante tu prueba revisa con calma lo que queda visible en tu encuadre y un poco más, ten en cuenta que puedes mover algo tu dispositivo. La idea es que puedas presentar un espacio “limpio”que es una proyección de tu persona. Elige lo que quieres o no mostrar.
“Los 10 Mandamientos del Zoom”
11,690 personas | 60 empresas |7 países | 361 Talleres |22 conferencias | 53 procesos de coaching
Coloca un poco tu “Set de trabajo”. Eso habla de ti. La gente se está fijando más del 50% del tiempo en tu entorno… No permitas distracciones o chismes.
Elige un lugar bien iluminado, la luz natural es ideal y lo más fontal posible, para evitar zonas de sombra. Evita el ponerte a contraluz (con una ventana detrás) pues solo se verá una silueta de tu persona. Y es incómodo no verte con claridad.
Evita lugares ruidosos, un sonido ocasional no es tan molesto como un ruido constante… (ventilador, maquinaria o micrófono que se acopla). Evita pulseras muy bromosas que pegan en la mesa y micrófonos raspando o sonidos de tus resoplidos en el micrófono (esto es más frecuente sobre todo en los de diadema). Peinate y arréglate antes de conectar la cámara.
Ve al WC, hidrátate, trae un vaso con agua, elige una silla que te mantenga erguido y cómodo.
Eleva tu energía vital, quizás necesites moverte, levantarte un poco a caminar, hacer 4 ó 5 sentadillas, unos saltitos; entra en la sala virtual con tu cuerpo activado y no escurrido en la silla. Recuerda que cuando llevamos unas horas ya en la misma postura el cuerpo tiende a languidecer.
“Todo lo bueno pasa en energía alta.” Activate fisicamente, esto conecta tu cerebro creativo, te
“Los 10 Mandamientos del Zoom” oxigena, te pone alerta para no ser
reactivo, sino más consciente.
¡Sonrie! esto es el procedimiento más efectivo y económico para embellecerte.
Llega preparado para atender la sesión. No llegues a improvisar, entérate de los temas de la agenda y prepara tus materiales, el tiempo es oro y los silencios se hacen más largos en la virtualidad.
Durante la videollamada
- No llegarás tarde a la reunión.
Ser puntual es una muestra de orden y capacidad de gestión, es muy evidente en las reuniones cuando alguien no llega puntual y después no sabe quien dijo qué, qué se pidió, para qué… todos quieren empezar y sobre todo terminar a tiempo.
11,690 personas | 60 empresas |7 países | 361 Talleres |22 conferencias | 53 procesos de coaching
Mucho más atento a esto todavía si eres el anfitrión, es desconcertante no saber qué pasa.
Ser puntual es bueno para ti, para tu paz mental y para la de los otros.
- No dejarás tu micro y tu cámara abiertos sólo porque sí.
Hay momentos durante la sesión que
no es necesario que tengas tu sonido encendido. Tenerlo apagado reduce el sonido “ambiente” de la sesión y a los que tienen activada la vista del hablante no “les brinca” tu video cuando das un golpecito con un vaso de agua en la mesa por ejemplo.
Si alguien te habla por celular no contestes o si contestas, pide permiso, disculpándote si es una llamada uno a uno y/o silencia tu micrófono; a nadie le interesa tu otra conversación.
En ocasiones te tendrás que mover de tu asiento, apaga tu cámara, mostrando tu foto de perfil (amable y profesional) y evítanos ver que traes shorts bajo tu camisa. También apaga tu micrófono, dicen que hay personas que usan el WC mientras están en reunión… ¿Leyenda urbana? - Estarás presente en la conversación.
No querrás verte con cara de “what?” si de repente te pasan la palabra o te hacen una pregunta sobre lo que se está hablando y tu estabas viendo Facebook o páginas de ocio mientras estamos trabajando.
Evita las tentaciones y usa el modo avión en el celular a ser posible, no abras otras páginas, preferible usar la app en lugar de tu navegador, con otras pestañas abiertas y mensajes emergentes tipo messenger o Whatsapp web o notificaciones de páginas en el navegador, lo que te distraerá de la sesión. Te conviene estár presente. - No hablarás mal de nadie.
Si hablas mal de alguien estás hablando mal de ti… como siempre hay que ser lo más constructivo posible y además piensa que si vas a hablar de alguien que no está presente, debes de hacerlo con la mayor transparencia y objetividad posible.
No caigas en la tentación de criticar a alguien que esté ausente y ten en cuenta que en ocasiones aunque no veas a la persona de la que vas a hablar en una reunión puede que haya entrado con un celular y tenga un nombre de perfil diferente (Sammsung x9) o que su pantalla esté en la segunda página de participantes. Adicionalmente, entiende que lo que se diga en este medio puede ser grabado con mucha facilidad, en video directamente, con un celular a la pantalla o sólo el audio. Evita malos tragos. - No olvidarás dejar de compartir tu pantalla
Es común compartir pantalla para mostrar contenidos… el tema es preparate antes de compartir, eligiendo con claridad la pantalla específica que quieres abrir.
Te recomiendo tener abierto exclusivamente información realtiva a la junta.
Una vez que terminas de comartir, asegúrate de dejar de compartir pantalla.
He llegado a ver a alguien en junta que tras compartir un rato, se olvida de dejar de compartir, pasa la palabra, regresa a “su actividad anterior” y abre otra vez el navegador mostrando el gusto que tiene sobre los muebles antigüos, el super online o la belleza femenina incluso. - No olvidarás respetar los turnos de todos seas el moderador o no.
Establece turnos de intervención para preservar el orden de la sesión. Lo maravilloso de esta forma virtual de hablar es que hay que esperar a que el otro acabe, cosa que en la “vida real” no ocurre con tanta oportunidad.
Es muy productivo hacer estos 3 pasos:
Ej. Martha quiere presentar una iniciativa, para lo cual toma un tiempo acotado y expone:
• Qué piensa
• Por qué lo piensa
• Por qué es importante para Martha
• Lo que propone al respecto Paso 1: RONDA ACLARATORIA
Las personas ahora tienen una ronda para hacer EXCLUSIVAMENTE preguntas aclaratorias y entender. Martha contesta cabalmente.
Paso 2: RONDA DE REACCIONES
Ahora que ya no hay dudas, es cuando las personas pueden expresar sus puntos de vista u opiniones sobre la propuesta de Martha.
Paso 3 ACUERDOS.
Es momento de decidir quién hace qué para cuándo. Las reuniones que no tienen al final un plan de acción claro y específico son tiempo/dinero perdido generalmente.
Por último, asegúrate de cerrar la sesión cumpliendo el objetivo que la originó. - No saldrás de la reunión sin hacer un buen cierre.
Es muy valioso hacer un buen cierre. Quizás puedas cerrar dando la oportunidad a los demás de expresar de alguna manera su estado actual al
terminar, esto depederá del volumen de la audiencia. 1 min por pesona multiplicado por 15 quizás sea demasiado. Algo que a mi me gusta hacer es un “one breath log out” algo así como “lo que puedas decir con el aire de una respiración”.
Asegurate de dejar suficiente tiempo para el cierre. No hagas un cierre atropellado o abrupto, para esto es importante que vayas acotando la conversación para evitar extenderse en temas secundarios o laterales.
Cuida el espacio psicoemocional de la junta, es decir, debes intentar que la experiencia de participar a una invitación tuya sea agradable como poco y si puedes,inspiradora, alentadora y muy productiva.
Trata de reconocer genuinamente a alguien por algo lindo que hizo: su entusiasmo, compromiso o algún valor que expresó con su comportamiento, ésto generá unestandar cultural que se reforzará en los demás.
La gratitud genuina y directa es una manera muy poderosa de construir relaciones a largo plazo.
Después de la reunión.
No olvides que honrar tus compromisos es vital para mantener tus relaciones y sostener tú reputación de excelencia.
Cumplir un compromiso está condicionado por factores externos que no podemos controlar en muchos casos, pero recuerda que honrar tu palabra es algo que siempre puedes hacer. Si en algún momento ves que estás por incumplir tu acuerdo avisa de inmediato al acreedor del compromiso que hiciste, eso hará que se pueda renegociar el acuerdo, minimizar el impacto del incumplimiento y que la persona siga confiando en ti.
Los negocios son un juego de confianza, y ahora más que nunca la confianza importa.
Estemos en contacto, soy Juan Luis Viñayo y mi propósito es:
“Erradicar el sufrimiento innecesario de las organizaciones”.
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